针对文档管理的需求，企业传统常用的管理方式包括FTP、共享文件夹等方式，架设FTP服务器或者设置共享文件夹，通过粗略的权限管理，实现文档管理的简单需求。相比于专业文档管理系统，该方式功能简单、管理局限性很大。今天小易想详细讲解专业文档管理系统和传统管理工具的优劣。
首先说下FTP工具，需要架设一个FTP服务器，可控制用户上传或者下载文件的权限，支持文件夹的上传下载，除此之外，不支持其他功能。而共享文件夹则可以直接借助windows操作系统的文件共享功能，不需要架设额外的服务器，但也仅仅能控制用户对文件的写入、读取等功能。对于操作日志记录、版本管理、在线编辑预览等，两者都不支持。该方式最大的有点就是免费。
而专业的文档管理系统，一般包括权限控制、版本管理、在线编辑预览、全文搜索、流程审批等功能，对于权限控制，控制的粒度很细致，可以设置多样化的权限。在线编辑预览，可以方便员工快速查阅。同时系统会自动记录用户的操作日志，以便于日后的日志审计。专业化的文档管理系统从系统安全、文件安全、操作安全、便捷查阅协作等方面为用户提供了高效的文档管理与共享。一般的厂家也都会提供免费版的文档管理系统。专业的事情让专业的工具来做，让企业的文档管理开展得更高效。
