在企业管理过程中，文档管理是必不可少的一个环节，涉及到企业的各个方面，如人力资源、财务、销售、供应链等。然而，由于种种原因，许多企业的文档管理混乱不堪，制度不健全、流程不规范，导致经常出现文件遗失、冗余、文档版本混乱等问题，给企业的日常管理工作带来不小的难题。
为了解决这些问题，文档管理系统应运而生，它是利用现代信息技术手段，集成企业内文档的文件创建、组织、检索等功能，使其能够更好地管理和利用企业文档，从而提高企业的管理效率和质量。
文档管理系统的作用很多，首先，它实现了文档的集中管理。通过建立文档库，将企业的各种文档集中存储于此，方便员工快速查询、检索和共享。不管是人力资源分类的员工个人档案，还是销售管理部门的订单和合同，统一进入文档管理系统后，即可实现有序的管理，员工可以快速找到并使用需要的文档，提高工作效率。
其次，文档管理系统实现了文档的分类归档。文档管理系统支持多种文档分类方式，企业可以将相似属性的文档按照一定的分类方式进行整理，使得员工可以更快更准确地找到所需文档，避免了时间和精力浪费。
此外，文档管理系统能够实现文档的版本管理。版本管理功能能够帮助企业管理人员对于文档的版本控制，避免员工在修改文档时出现误删或误改的情况，节省了不必要的人力成本。
最后，文档管理系统还拥有很好的安全性及权限控制。企业可以通过该系统来控制文档的查看和修改权限，以保护文档的机密性，避免机密信息泄露。
总的来说，文档管理系统的应用可以让企业从文档管理的乱象中摆脱，达到井然有序的管理状态。它的出现让企业能够更好地突破文档管理的局限性，提高文档的利用效率，进而带动企业的管理和业务水平向更高精细化的发展方向迈进。
