随着信息化时代的到来，电子化管理已成为企业管理的趋势，而文档资产电子化管理也已成为企业管理的必备环节。文档管理软件作为一种较为成熟的电子化管理工具，已被越来越多的企业广泛应用。下面将介绍如何利用文档管理软件实现文档资产电子化管理。
一、什么是文档资产电子化管理
文档资产电子化管理是将企业的所有文档资产（包括各种文件、合同、审批文件等）通过数字化技术转换为电子化文档，通过专业的文档管理软件对这些电子文档进行管理、组织、存储和共享，实现文档的全面可视化、可控化和可管理化，提高企业文档资产的效益和利用价值，提升企业运营效率和管理水平。
二、文档资产电子化管理的优势
1.提高文档使用效率。文档管理软件可以将文档存储在服务器上，用户可以通过任何设备随时随地访问和使用，方便快捷。
2.提高文档共享和协作效率。文档管理软件可以进行实时的多人协作，提高了工作效率和减少了沟通成本；也可以对文档进行共享，方便了管理和查看，提高了信息交流效率。
3.保证文档安全性。文档管理软件可以对文档进行访问控制、电子签名、防篡改等多种方式的安全保护，保证文档资产的安全性。
4.提高企业管理水平。文档管理软件可以提供各种有用的管理统计数据，例如文档使用情况统计、文档版本管理、文档分类统计等，支持管理决策的科学化和精细化。
三、如何实现文档资产电子化管理
1.选择适合的文档管理软件。市面上有很多类型的文档管理软件，如WPS文档云、易迅云盘文档管理软件等。企业应根据自身需求选择适合的文档管理软件，同时需要考虑软件的安全性和性价比。
2.规范化文档命名与归档。为了方便管理和使用，企业应制定规范的文档命名与归档规范，例如按时间、项目、部门等分类存储，为文档管理提供有力支持。
3.建立文档权限管理制度。在使用文档管理软件进行文档管理时，企业应建立严格规范的文档权限管理制度，以保证文档安全性和各种权限下的人员能够进行合理的文档操作。
4.对文档进行定期清理。文档管理软件中存储有大量历史记录和废弃文档，这些文档会占用服务器的存储空间，影响系统的运行效率。企业应定期对文档进行清理，删除不必要的文档。
文档资产电子化管理在企业管理中的重要性越来越受到企业的重视。通过文档管理软件实现文档资产电子化管理，可以提高管理效率、协作效率、信息安全性和管理水平，适合于各种不同规模和行业的企业。若您的企业还没有使用文档管理软件进行文档资产电子化管理，不妨考虑一下。
