在数字时代，企业需要越依赖数字化工具来管理创新和发展，文档管理系统是浪费太多时间、金钱和能源的纸本文档的理想替代者。文档管理系统成为企业数字化时代不可或缺的工具。文将探讨文档管理系统在数字化时代的必要性和重要性。
首先，文档管理系统省略了大量纸质文档管理环境中所需要的空间和材料，文档管理系统可以将文件存储在服务器上，无需占用大量的办公室空间。通过数字化文档管理系统，企业不再受制于纸张的使用企业员工能将文件上传到云端，并通过云端共享或协作，而不是通过传统的纸质清单和邮件服务。这样可以提高了文档协作效率，也为企业提供了更多的空间来支持业务增长。
其次，文档管理系统计提高文档的可访问性。在数字时代，协作将取得更高地效率。文档管理系统非常适合团队协作，因为它提供了特定的文件夹、文档摘要和评注工具等特性。这样公司内的员工和客户们便能实时地访问同一个文件，而不是跟据拷贝、扫描和传输进行文件交换。此外，一份拥有文档管理系统的文件可以分发多个版本，而不是单一性地储存在只有一个名称的 PC，这样方便用户协作和限制出错风险。
第三，文档管理系统能帮助企业做好数据和文件保护。文档管理系统可以将文件设置成不同的访问权限和‘备份保护’选项，商家能够在某些场景中隐藏特定文字、表格或图形。文档管理系统还可以通过加密技术对文档进行保护并将文件加密储存。企业还可以通过文档管理自动备份文档，以保护文件丢失和损坏的风险。
最后，文档管理系统可以提高企业在数字时代的工作率。通过文档管理系统，员工可以有效地协作和共享文件，无论文件来自不同的部门或地点。文档管理系统可以自动化处理一些繁琐和重复的工作，比如自动审核和分类文档。这使前端工作人员能够专注于更高层次的工作，提高企业效率和创新性。”
总之，化时代，文档管理系统成为企业的必要工具之一。通过该系统可以提高协同、存储、安全性等多方面的工作效率，简单而言，文档管理系统对企业的效率和创新性产生重要而有益的影。
