随着企业发展和信息化进程的不断加快，数据信息量指数级增长，如何快速、准确地获取、共享和利用信息已成为企业管理者必须解决的问题。而文档管理系统作为提高企业信息化水平的重要工具，可以帮助企业实现知识得到最大化分享和利用。
首先，文档管理系统提供了信息一致性和去重的保障。在企业日常管理和生产中，信息重复出现和不统一的问题往往十分常见，对企业管理造成一定的困扰。使用文档管理系统，各部门可以将所得到的信息纳入统一的平台，整理、筛选出有用的信息，将信息一律采用标准化、统一化的形式进行归档管理，从而确保信息的高度一致性和唯一性。
其次，文档管理系统提供了知识共享平台，促进了跨部门、跨地域和跨领域间的知识共享。在以前，重要信息可能分散在不同的钉头部门、分公司之间，在使用员工手册或信息授权方式进行共享时复杂且效率低下。文档管理系统提供多种知识库和信息共享工具，使得企业内多个部门、多个员工可以在同一平台上协同工作，跨部门、跨地域和跨领域的知识共享得到快速推进，从而达到企业知识价值的最大化。
最后，文档管理系统提供了智能搜索和分析功能，使得企业知识的利用率得到提升。文档管理系统外加自身具备强大的搜索和分类功能，支持通过标签、关键字、时间等多种方式快速定位所需的信息；同时，提供数据分析、数据挖掘、数据建模等功能，方便企业深入挖掘信息数据中的有价值内容，进而提高企业的创新力和竞争力。
综上所述，文档管理系统是企业知识管理中不可缺少的一环，可以帮助企业实现知识最大化的共享和利用。企业应该结合具体的管理需求和信息化水平，选择适合自身的文档管理系统产品，积极推动信息化建设，提高知识管理和利用的效率与精度，从而实现知识管理和利用方面的领先优势。
