在当今信息化的时代，企业的文档管理面临诸多挑战。企业文档难以集中管理，且易丢失。为此，企业需要建立文档管理系统，以备份、分类、检索企业文档。本文主要介绍文档管理系统在帮助企业集中管理和备份文档方面的作用。
一、文档管理系统可以集中管理文档
传统的文档管理方式是通过人工分类和保存文件，但这种方式存在一些问题。比如，文档存放在不同的电脑、邮箱、U盘等介质中，员工很难找到所需文档。使用文档管理系统可以解决这个问题，文档可以集中管理，不同员工可以根据权限访问需要的文档。此外，文档管理系统还可以自动存储每一版本的文档，员工可以查看文档修改历史，追溯每一个版本的修改记录。
二、文档管理系统可以备份文档
企业文档往往包含企业核心机密信息，如产品研发、销售报价等，这些信息如果遗失或泄露，将对企业造成严重的损失。使用文档管理系统可以帮助企业备份文档，建立多个备份和容灾机制。文档管理系统可以将文档保存在云端，减少因硬件故障、网络中断等原因导致文档丢失的风险。
三、文档管理系统可以提高工作效率
使用文档管理系统可以提高员工的工作效率。传统文档管理方式需要耗费大量的时间和精力来寻找文档，而使用文档管理系统可以实现文档分类、标识和检索等功能，提高文档的检索效率。此外，文档管理系统可以实现多人编辑同一文档的功能，在实现协同办公的同时，不同的员工可以提交不同的版本，提高工作效率和工作质量。
四、文档管理系统可以降低成本
使用文档管理系统可以降低企业的成本。传统文档管理方式需要耗费大量的时间和人力成本，而使用文档管理系统可以实现自动化管理，降低管理成本。此外，文档管理系统可以实现多人在线编辑同一文档，减少因为沟通不畅、数据不一致等问题带来的成本。
综上所述，文档管理系统可以帮助企业集中管理文档、备份文档、提高工作效率和降低成本，实现数字化管理。企业应该积极推行文档管理系统，以满足信息化时代的需要，提高企业的竞争力和创新能力。
