企业管理中，传统的资料管理方式早已无法适应现代化的发展需求。而文档管理系统则是一种全新的解决方案，能够有效地缓解企业传统资料管理问题。
首先，传统的资料管理方式很容易导致信息丢失或者混乱。在实践中，往往需要多个员工协同才能处理某个项目或文件。由于没有在线共享空间，员工们只能通过电子邮件、网络硬盘等方式进行交接，这种方法不仅效率低下，而且会给整个团队带来极大的风险。
文档管理系统可以解决这些问题，它为企业提供了在线共享平台，使得所有成员都可以随时访问文件和数据。此外，每个文件都有独立的版本控制，保证了最新版本的使用并记录了修改历史，从而避免了因为误删除、覆盖或者修改错误而造成的数据丢失或文件混乱的问题。
其次，传统的资料管理方式对于安全性的保护也存在着一定的问题。例如，人为操作失误、信息泄露、黑客攻击等都可能导致重要信息的泄漏。而文档管理系统可以提供各种安全机制，包括数据混合存储、权限控制和审计跟踪等，从而保证了数据的安全性和机密性。
最后，文档管理系统的实时协作功能也极大地提高了团队工作效率。通过在线共享平台，成员们可以同时对一个文件进行编辑，随时更新自己的进度，避免了重复劳动和信息不同步的问题。此外，系统还可以提供讨论区、通知功能等，有效地促进了团队间的交流和合作。
综上所述，文档管理系统是一种解决传统资料管理问题的理想选择。它通过在线共享平台、版本控制、安全机制和实时协作等多个方面，为企业提供了全面、高效的资料管理方式。
