在数字化时代，加强企业信息化建设已成为企业不可或缺的重要事项之一，而建设文档管理系统是其中的一项重要内容。文档管理系统是一种方便快捷、集中管理企业文档资料的工具。本文将介绍一种比较完整的企业文档管理系统的建设方案。
一、明确目标和需求
在开始文档管理系统的建设之前，企业应该做好充分的准备工作，首先要明确文档管理系统所需达到的目标和需求，精细化文档的分类结构，以便对各类文档进行细致管理。企业也应该根据实际情况，思考文档管理系统所涉及的范围，比如群体使用用户的数量、需要管理的文件类型、文件的访问权限等等。
二、选择适合企业的文档管理系统
接下来，企业需要寻找一款适合自己的文档管理系统。应该根据企业的实际需求制定购买指南，比如系统的维护费用、简洁易用的界面、提供一定程度的自定义功能等等。另外，考虑到企业的整体开发项目情况，可以选择适合自己的开源文档管理系统，定制化开发适合企业环境的功能模块，达到节约成本的目的。
三、推动文档管理系统的全面应用
一旦文档管理系统安装好了，企业就应该注重推动这个系统的全面应用。为此，企业可以制作相关培训资料，组织员工参加培训，加强员工的文档管理系统的使用技能和技巧，提高整体系统的使用效率和准确率。另外，企业还要对被授权管理具体文档、文件进行相关的培训和分级授权。这有助于保证系统的可靠性以及梳理文件的归档流程，降低因不当操作导致的文档管理失误。
四、建立企业文档安全管理制度
系统是固化的信息管理手段，需要配合对应的管理制度进行辅助，以实现企业的文档安全管理需求。
五、不断完善系统
文档管理系统的建设是一个渐进式的过程，企业需要不断完善系统。尤其是在实际应用过程中，企业会深入了解到文档管理系统的缺陷和不足之处，同时还会拓展自己的需求。因此，企业应该建立完善的反馈机制，对已经使用的文档管理系统的不足之处进行改进和优化，这样可以使系统更加完整、更加适合企业的实际情况和需要。
总之，文档管理系统是一种非常实用的管理工具，在企业中推行越来越为普遍。通过本文所述的企业文档管理系统建设方案，可以帮助企业快速建设文档管理系统，提高企业的信息化管理水平，更好地实现文档的资源共享和管理。
