在日常生产和办公中，文档是企业不可或缺的信息载体。有效地管理和利用文档对企业提高效率和竞争力具有非常重要的作用。如何通过文档管理系统来提高企业效率和竞争力呢？本文将从以下三个方面进行探讨。
1. 提高工作效率
在文档管理系统中，管理员可以设置用户的权限，针对不同用户设置不同的操作权限。通过合理设置权限，可以有效地避免文档被误删、误改、误用等情况的发生。同时，建立文档管理系统可以让企业员工通过对文档、文件的整理、分类、归档等操作，达到整合资源的目的，提高工作效率。
另外，文档管理系统可以实现文档的在线共享、客户端访问、IP地址限制访问等功能，提高文档的共享率，促使信息的快速传递和知识的交流，从而在企业内部促进协作、提高效率。
2. 降低管理成本
传统的文档管理方式往往需要大量的时间、人力和物力来维护，成本非常高昂。而文档管理系统可以实现自动化管理，极大减轻了企业的管理成本。例如，系统可以结合归档员给文档打标签、聚合智能推荐、自动提醒等，极大地提升了管理效率。
3. 提高竞争力
文档管理系统可以作为企业竞争力的重要组成部分。系统可以在企业内部推行文化、标准、方针、政策和管理制度，加强内部协调和规范，提高企业整体管理水平。同时，员工通过文档管理系统能够更方便地获取和利用企业内部的知识资源，提高了员工的专业技能，从而为企业的发展提供了强有力的支撑。
综上所述，建立文档管理系统能够极大地提高企业效率和竞争力。在建立文档管理系统时，需要根据企业特点、管理方式和行业特点来制定企业发展方案。只有合理规划，根据实际情况选择适合自身的文档管理系统，才能当有效提升企业效率和竞争力，为企业带来更明显的发展优势。
