随着企业对质量管理的要求越来越高，各种质量体系文件的产生数量也越来越庞大。为了能够更高效地管理企业质量体系文件，提高工作效率，很多企业通过引入文档管理系统来实现质量体系文件的高效管理。本文将重点介绍利用文档管理系统高效管理企业质量体系文件的方法和作用。
一、文档管理系统的基本功能
文档管理系统是一种软件系统，可以集文档存储、分类、检索、共享、安全保障于一体。企业可以通过搭建文档管理系统来管理各类质量体系文件。文档管理系统主要具有以下功能：
1. 文档存储——以电子文档形式存储质量体系文件，避免了纸质文档管理中可能出现的文件遗失、错乱等问题。
2. 文档分类——将质量体系文件按照不同的分类方式进行归类，便于用户查找。
3. 文档检索——通过关键词搜索，快速地找到所需的质量体系文件。
4. 文档共享——通过权限管理，实现质量体系文件的共享，提高了工作效率。
5. 文档安全保障——通过数据加密、身份认证等技术手段，确保质量体系文件的安全。
二、利用文档管理系统高效管理企业质量体系文件的方法
1. 上传文档
将所有的质量体系文件以电子文档的形式上传到文档管理系统中，确保文档的完整性和安全性，避免文档丢失。
2. 分类归档
对企业的所有质量体系文件进行分类归档，例如：按照 ISO 9001、ISO 14001 等标准进行划分，或者按照文件类型（文件编号、文件名称、文件类型、生效日期、责任人、部门、状态等）进行分类。
3. 进行检索
当需要查找某个质量体系文件时，可以通过关键词搜索进行查找，系统会根据关键词提供相应的搜索结果。并且系统会给出文档相关的信息，例如文档的作者，创建时间等等。
4. 设置权限
通过设置权限，可以让特定的人群对某些质量体系文件具有特定的访问权限，提高工作效率，减少不必要的沟通协调。
5. 进行审批
通过在文档管理系统中设置审批流程，可以更快速的进行审批，从而确保质量体系文件的准确性和及时性。
三、文档管理系统在企业管理中的作用
1. 提高工作效率——在文档管理系统中，可以方便快捷地找到所需的质量体系文件，避免了查找缓慢、文档丢失等问题，从根本上提高了工作效率。
2. 降低管理成本——采用文档管理系统管理质量体系文件可以将成本降到最低，因为可以节省人工作业时间，同时也能避免了文件的墨水、纸张、印刷、复印等几乎所有的纸质文件管理所带来的成本。
3. 促进团队协作——设置访问权限的技术手段可以便于团队内部成员之间的信息共享和协作。
总之，通过文档管理系统实现企业内部的质量体系文件，可以大大提升管理效率，同时提升文档的共享协作效率。
