在数字化时代，文档管理系统已成为企业必备的工具之一。一个好用的文档管理系统应该具备以下功能：
1、高效的文档存储和分类功能
一个好的文档管理系统应该有一个高效的文档存储和分类功能。它应该能够让用户方便地上传、存储和分类各种类型的文档，并且可以自动识别文件类型并进行分类。此外，系统还应该支持多层级的目录结构来帮助用户更好地组织文档，并且可以快速搜索和访问所需的文档。
2、灵活的文档协作和分享功能
好的文档管理系统应该提供灵活的文档协作和分享功能，以方便团队内部和外部的合作。它应该允许用户一起协作编辑文档，并且可以轻松地控制文档的访问权限，以确保每个人只能访问他们需要的文档。此外，系统还应该支持实时共享和评论，以便团队成员可以即时交流和反馈。
3、强大的文档版本控制和历史记录功能
好的文档管理系统应该具备强大的文档版本控制和历史记录功能，以避免因文件版本混乱而导致的错误。它应该能够自动跟踪文档的修改历史，记录每个人的修改时间和内容，并支持回滚到之前的版本。此外，系统还应该提供可视化的比较工具，以便用户轻松地查看不同版本之间的差异。
4、安全的文档访问和保护功能
好的文档管理系统应该具备安全的文档访问和保护功能，以保障敏感信息的安全性。它应该能够支持多层次的权限控制，以确保只有授权用户才能访问和编辑文档。此外，系统还应该提供安全的数据备份和恢复功能，以确保文档不会因为系统故障或其他原因而丢失。
5、可定制的文档审批流程
好的文档管理系统应该具备可定制的文档审批流程，以避免耗费大量时间和人力资源在繁琐的审批过程上。它应该能够根据企业的需求和业务流程进行调整和优化，并提供自定义的审批模板。此外，系统还应该支持自动化的审批流程，以节省时间和人力成本。
综上所述，好用的文档管理系统应该具备高效的文档存储和分类、灵活的文档协作和分享、强大的文档版本控制和历史记录、安全的文档访问和保护，以及可定制的文档审批流程等功能。这些功能将帮助企业提高工作效率，减少错误和风险，从而获得更好的业务成果。
