文档管理系统解决方案功能繁琐，有可能改善您企业的工作方式。大多数中端市场公司仍然没有意识到基于纸张的流程效率低下，以及这些低效率如何影响业务的其他领域。在企业会计管理、制造分销和运输、销售、合同管理等环节，都可以通过数字化文档管理提升管理效率。
1、会计方面：从支付账单到管理组织的应付账款和应收账款，会计部门是许多文件进入公司的地方。如果这些文件是纸质的，它们会被移来转去、装订、归档以备将来参考。但是，当出现与文档有关的问题时（不可避免地会出现），员工需要花费大量时间检索这些文件。流程审批（从匹配目录定价到发票定价，再到将运输与接收文档相匹配）效率可以通过数字化文档和改善业务流程的信息流而得到提升。
2、销售环节：整个销售周期中生成的文档就越多：提案，销售订单，采购订单，联系人等。在今天的业务中，列出实现销售所需的文件清单。这些文件可以在系统中数字化。
3、合同方面：高效的文档管理使企业能够减少与合同相关的谈判、审查、执行和批准时间。工作流程是自动化的，所有文档的历史记录都会被保留，减少了合同生命周期中生成的问题。
4、制造运输方面：人们投递或运送产品时，文件就以提单和收据的形式产生。在运输和物流时，文件可能会丢失。如果员工不确定文档的位置，搜索文档将消耗大量时间，导致他们偏离主要工作职责。运输和接收的文档数量巨大，文档管理软件提供了控制。
通过实施文档管理系统，这家零件分销公司开始扫描所有送货单，并将所有纸质文档集中在一个地方。改善低效和发展业务时会产生相应的成本。当您考虑升级系统或改进这些系统的融合方式时，您可以降低人员在日常业务项目上花费的时间及相关成本。
