随着信息化不断普及，企业利用信息化手段进行内部管理的需求越来越多，用于文档权限管理的文档管理系统越来越多，但功能差异并不大，今天小易就来简单分享一下在选择文档管理系统时的总体脉络，主要从基本功能、软件特性等方面来进行阐述。
一、产品选择的总体原则
根据多年总结的经验，针对中小企业或者团队，目前还没有形成内部知识管理的完整体系，选择的文档管理系统主要是满足基本管理需要，功能上不需要特别花里胡哨。选择标准主要有：
1.简单灵活易用好用：简单来说，学习门槛不高，便于所有业务人员快速便捷使用。
2.帮助团队管理成长：从内部管理的目的来说，帮助团队创作、管理、共享、协作中的相关内容，内容包括公司制度、会议纪要、产品资料、经验手册、对外销售资料、业务知识、培训考评、项目方案、日报周报等，梳理业务资料，沉淀业务知识，制定业务规范。
3.可支持多端使用：支持多端使用系统，适用的场景灵活，无论是在办公室用电脑，出差在外用手机还是放假在家用ipad或者手机端，都能随时随地使用文档管理系统。
二、功能选择标准
文档管理系统的初衷是帮助文档的发布、存储、索引和检索的系统。它们通常是内容管理系统的一部分。一般来说，文档管理系统会包括以下功能:
数据采集：文件管理系统要使用纸质文件，必须对其进行扫描。对于需要执行此过程并且拥有大量纸面文档的企业来说，这可能既耗时又昂贵。
数据识别分类：元数据用于识别文件，以便以后检索。它可以包括关键字、日期、作者等。用户经常被要求输入此基础关联数据，系统可能会从文档中识别并提取相关数据。
全文索引：为了方便检索，索引可以有许多不同的形式，一个好的索引系统至关重要。
全文检索：文档管理系统的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少复杂，允许按文档进行搜索，也可以通过搜索实际文档中的关键字/短语并使用语义分析来确定相关性。
版本管理：对不同版本可以历史存留，不同版本文件的存储和管理适用于需要频繁更新的文件。允许授权用户返回到早期版本。
管理和安全：任何信息技术系统都需要监管。用户需要不同级别的授权，某些更敏感的功能/文档仅对选定的用户/管理员可用，还需要备份，以防发生意外。同时需要支持自动备份，可定期备份系统数据。
与此同时，文档管理软件还可能包括一系列可能的特点，包括多平台支持，可定制接口，工作流模块，应用管理、文件格式转换、流程审批等。
