伴随着企业不断发展，日常生产管理过程中产生的文档会越来越多，并且分布会越来越分散，相关的核心技术文档存在泄漏丢失的风险，给企业造成损失。所以建立企业的文档管理系统，结合文档管理制度，为企业的知识文档建立安全堡垒尤为重要。
1、建立企业文档安全堡垒。原本分散的知识文档借助文件管理系统统一管理，统一防护，统一传递，无论时光如何变迁，企业的知识仍然可以不断传承。
2、提升协作效率。借助文件管理系统的外链、分享、临时授权、在线预览编辑等管理功能，对员工与员工之间、企业与客户之间的协作有很好的助力作用。同时借助文档管理系统的全文搜索功能，快速定位所需要的文档资料。
3、有效跟踪文档的生命周期演变。借助文档管理系统存储企业的知识文档，利用系统的分类属性扩展、流程管理、文件状态，对文档的生命周期进行跟踪。
